Personal Assistant of the Director – Stafmedewerker

Leuven VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

13 Aug 2021

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

Patrik Verstreken Lab

Admin

1

07 Sep 2021

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 18 dynamische onderzoeksgroepen en expertise units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Het Centrum staat onder leiding van de wetenschappelijk directeur prof. Patrik Verstreken die voor het dagdagelijkse bestuur wordt bijgestaan door de adjunct-directeur prof. Joris de Wit en de administratief directeur mevr. Hilde Govaert.

In deze functie zal je de rechterhand van de wetenschappelijk directeur zijn en de liaison tussen de administratief en wetenschappelijk directeur. Je doet beleidsvoorbereidend werk en je zal nauw betrokken zijn bij het beleid van het Center en bij de algemene werking van de onderzoeksgroep van de wetenschappelijk directeur.

Jouw taak bestaat uit 2 luiken:

Ondersteuning van de departementale directie

Je bent de administratieve rechterhand voor de wetenschappelijk directeur en vervult een beleidsondersteunende rol. Dit houdt in dat je onder meer verantwoordelijk zal zijn voor volgende taken:

  • Je bereidt samen met de directie de maandelijkse vergaderingen voor groepsleiders voor, stelt de verslagen op en zorgt in nauwe samenwerking met de administratief directeur voor de follow-up en implementatie van de beslissingen en aanbevelingen van de groepsleiders.
  • Je zal worden ingeschakeld bij de voorbereiding en ontvangst van wetenschappelijke advies- en evaluatieraden van het Center. Je verzorgt de communicatie met de panelleden, verzamelt en bundelt informatie van de groepsleiders en verzorgt de volledige logistieke ondersteuning van de site-visits. 
  • Je ondersteunt en coördineert allerhande sociale activiteiten, zoals de jaarlijkse Wetenschapsdag en retraite van de groepsleiders
  • Je verzorgt de interne communicatie van het Center, onder andere via het samenstellen van nieuwsbrieven, het updaten van de website en sociale media.

Ondersteuning van de directeur en zijn onderzoeksgroep

  • Je beheert de agenda van de wetenschappelijk directeur, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt correspondentie allerhande.
  • Je organiseert de travel/business trips van de wetenschappelijk directeur.
  • Je bent verantwoordelijk voor de praktische en logistieke organisatie van bezoeken en lezingen door internationaal toonaangevende onderzoekers. Je verzorgt de communicatie met de gastsprekers en bereidt hun programma voor.
  • Je ondersteunt de groep bij het schrijven van subsidieaanvragen voor nationale en internationale fondsen, en bij het rapporteren over de resultaten behaald in de verschillende onderzoeksprojecten.
  • Je volgt ethische dossiers op bij de ethische commissie onderzoek UZ, de ethische commissie dierproeven KUL, het CTC, de biobank.
  • Je ondersteunt de directeur bij fondsenwerving, contacten met politieke en industriële verantwoordelijken, en bereid teksten en vergaderingen voor.
  • Je coördineert het aanwervingsproces van nieuwe medewerkers voor het onderzoeksteam en hun vlotte integratie in het laboratorium en het Center.

Profiel

  • Houder zijn van een masterdiploma biomedische wetenschappen / een sterke affiniteit hebben met biomedisch of neurowetenschappelijk onderzoek (bijvoorbeeld door relevante werkervaring) is een vereiste.
  • Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket.
  • Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
  • Je bent pro-actief en zelfstandig, en tegelijkertijd een sterke teamspeler.
  • Je neemt initiatief om de dingen vooruit te laten gaan en om de beslissingen te implementeren.
  • Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.
  • Je beschikt over uitstekende relationele en communicatieve vaardigheden.
  • Je bent positief ingesteld en stressbestendig.
  • Er is ruimte om te leren en geleidelijk aan in deze job te groeien.

Wij bieden

  • Een gevarieerde en boeiende job in een internationale research omgeving
  • Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en min. 2 referenties bij het sollicitatiedossier toe te voegen.

De selecties starten vanaf 12/08/2021. Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u mailen naar mevrouw Hilde Govaert.