Medewerk(st)er management assistentie/onthaal Gent

Ghent VIB-UGent Center for Medical Biotechnology

29 Nov 2021

Ghent

VIB-UGent Center for Medical Biotechnology

Admin

1

Over het VIB-UGent Centrum voor Medische Biotechnologie

Het VIB-UGent Centrum voor Medische Biotechnologie (CMB) is een innovatie-gedreven onderzoekscentrum binnen de vzw Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB). Onze 130 medewerkers zijn daarnaast ook verbonden aan de Universiteit Gent en verrichten baanbrekend onderzoek naar de ontwikkeling van vernieuwende technologieën voor de diagnostiek en behandeling van menselijke ziekten. CMB streeft ernaar zijn ontdekkingen en uitvindingen tot bij de patiënt te brengen. Deze drijfveer leidde reeds tot de opstart van vijf spin-off bedrijven en bijvoorbeeld ook tot de ontwikkeling van een COVID-19 medicijn dat recent het traject van drugontwikkeling heeft doorlopen.

Ons onderzoekscentrum bevindt zich in het gloednieuwe FSVM2 onderzoeksgebouw in het Technologiepark-Zwijnaarde. We werken samen met de twee andere Gentse VIB centers (VIB-UGent Centrum voor Inflammatieonderzoek en het VIB-UGent Centrum voor Planten Systeembiologie) in hetzelfde gebouw en met bedrijven, onderzoekscentra en universiteiten in binnen- en buitenland.

Beschrijving

Voor de ondersteuning van de directie van het Centrum voor Medische Biotechnologie en het onthaal in het FSVM2 onderzoeksgebouw, zijn wij op zoek naar een voltijdse medewerker voor onmiddellijke indiensttreding. Je staat in voor managementassistent functies, het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers en de interne communicatie. Je maakt deel uit van het ondersteunend team dat samenwerkt met als doel een aangename werkomgeving te creëren om het wetenschappelijk onderzoek optimaal te laten verlopen. We bieden een veelzijdige job met verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.

Jouw verantwoordelijkheden

  •  Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de wetenschappelijk directeur en coördinator bij de dagdagelijkse werking in het center en helpt met:
    • Algemene administratie
    • Agendabeheer
    • Boeken van zakenreizen
    • Organisatie en ondersteuning van interne evenementen
    • Administratieve ondersteuning bij de boekhouding en HR
  • Je bent de hoofdverantwoordelijke voor het onthaal in het onderzoeksgebouw:
    • Je bent verantwoordelijk voor een vlotte gang van zaken aan de receptie
    • Als onthaalmedewerker ben  je het eerste aanspreekpunt voor nieuwe werknemers en bezoekers. Je bent heel vlot aanspreekbaar en stelt klantvriendelijkheid voorop
    •  Je beheert de reservaties van de vergaderzalen en helpt er de bijeenkomsten organiseren

Jouw profiel

We zoeken een nieuwe collega die over de volgende competenties beschikt:

  • Je beschikt bij voorkeur over een bachelorsdiploma. Heb je niet het vereiste diploma maar wel relevante ervaring, dan kom je mogelijks ook in aanmerking voor deze job.
  • Je houdt ervan mensen een warm welkom te bieden en wegwijs te maken
  • Je bent vlot en respectvol in communicatie en omgang
  • Je denkt en handelt oplossingsgericht
  • Je kan zowel in groep als zelfstandig werken en bent besluitvaardig
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels
  • Je hebt zin voor nauwkeurigheid
  • Je bent flexibel bij veranderende werkomstandigheden
  • Je hebt een grondige kennis van de courante MS Office pakketten, werkt vlot met internetgebaseerde applicaties en bent bereid je te verdiepen in specifieke softwaretoepassingen en soft skills die nodig zijn binnen jouw takenpakket

Ons aanbod

In deze veelzijdige en gevarieerde job hebben we jou het volgende te bieden:

  • Een aangename en internationale high-end werkomgeving met maatschappelijke relevantie
  • Een boeiende job met verantwoordelijkheid
  • Een salaris volgens competenties en ervaring met extralegale voordelen
  • Opleidingen op maat, zowel op professioneel als persoonlijk vlak 

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren.

Voor meer informatie over deze functie, aarzel niet om ons te contacteren (cmb@vib-ugent.be).