Personal assistant: enthousiaste en dynamische administratieve duizendpoot

Leuven VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

23 Nov 2021

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

Admin

1

Omschrijving

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 18 dynamische onderzoeksgroepen en 9 expertise units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Het Centrum staat onder leiding van de wetenschappelijk directeur prof. Patrik Verstreken die voor het dagdagelijkse bestuur wordt bijgestaan door de administratief directeur mevr. Hilde Govaert.

De administratief directeur is verantwoordelijk voor de administratieve en operationele processen in het Center en realiseert deze met de leden van de Support Unit. Deze eenheid bestaat uit de departementale medewerkers in het domein van personeel, financiën, ICT en communicatie, een Technisch & Logistiek team, administratief medewerkers ter ondersteuning van Principal Investigators en hun onderzoeksteams.

We zoeken een dynamische en toegewijde Persoonlijke Assistente voor de administratief directeur die terzelfdertijd ook de centrale administratie-eenheid zal versterken.

Functie

Het takenpakket ziet eruit als volgt:

  • Je verleent volledige ondersteuning aan de administratief directeur in allerlei domeinen. Meer specifiek ben je verantwoordelijk voor de studentenadministratie, het financieel klassement en toegangsbeheer in het Center.
  • Je biedt algemene administratieve ondersteuning, inclusief maar niet beperkt tot, het uitschrijven van procedures, het verwerken van informatieverzoeken, het onthalen en ontvangen van bezoekers, het regelen van conferentiegesprekken. Je plant vergaderingen, ondersteunt bij de voorbereiding ervan en verzorgt de verslaggeving.
  • Je beantwoordt ook correspondentie allerhande en deelt interne communicatie via intranet.
  • Als lid van de centrale administratie-eenheid ondersteun je het Center waar nodig bij de praktische en organisatorische realisatie van allerhande initiatieven en evenementen.
  • Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor vragen allerhande. In beperkte mate ben je back-up bij afwezigheden van collega-teamleden van de administratie-eenheid.

Profiel

  • Je behaalde een bachelordiploma, met een bij voorkeur administratieve of bedrijfseconomische focus, en kan terugblikken op min. 5 jaren relevante professionele ervaring;
  • Je gaat klantvriendelijk en tegelijkertijd resultaatsgericht, nauwkeurig en kwalitatief te werk;
  • Binnen een veelheid van taken kan je goed prioriteren en jouw werk zelfstandig plannen en uitvoeren. Je weet van aanpakken, bent vooruitziend, werkt proactief en biedt graag ondersteuning;
  • Je bent loyaal en discreet;
  • Je kan omgaan met drukte en stress in bepaalde piekperiodes en je deinst niet terug voor strikte deadlines;
  • Je bent vertrouwd met courante MS Office-toepassingen en kan uitstekend overweg met Excel en Powerpoint;
  • Je houdt van een open, collegiale samenwerking in teamverband;
  • Je bent flexibel en kan je makkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en taken;
  • Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling). Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels.

Aanbod

Wij bieden een uitdagende job aan in een stabiele organisatie.

Het betreft een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur.

De positie is onmiddellijk beschikbaar.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd hun dossier online in te dienen. Gelieve een motivatiebrief bij je sollicitatie toe te voegen.

Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u contact opnemen met mevrouw Hilde Govaert.

Verdere informatie over het onderzoekscentrum is terug te vinden via https://cbd.vib.be

Interesse in een virtueel bezoek? Bezoek ons dan via https://360.cbd.vib.be