Administratief medewerker voor het VIB Conferences en events team

Ghent VIB Headquarters

02 Jan 2022

Ghent

VIB Headquarters

Admin

1

17 Jan 2022

VIB is wereldwijd een toonaangevend onderzoeksinstituut in de levenswetenschappen met 1700 wetenschappers uit meer dan 60 landen die werken aan KU Leuven, Universiteit Antwerpen, UGent, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Hasselt.

Het VIB Communicatie-team coördineert de communicatiestrategie van VIB en waakt over de wereldwijde visibiliteit van de successen en activiteiten van het instituut.  

Als onderdeel van deze strategie werd in 2014 het VIB conference series programma geïniteerd. Ondertussen is dit programma gevestigd als een ijzersterk merk met internationale uitstraling. Gezien het succes van het conference series programma en de groeiende vraag naar ondersteuning bij wetenschappelijke events, is het VIB conferences team op zoek naar een gemotiveerde collega om het team administratief te ondersteunen.

Profiel

Kennis en ervaring

  • Bachelor niveau met sterke communicatievaardigheden
  • Sterk in Office-toepassingen Word, Excel, PowerPoint
  • Matuur persoon die steeds diplomatisch blijft
  • Hands-on, veelzijdig en nauwkeurig
  • Sterk in organiseren en structureren van informatie
  • Flexibel kunnen omgaan met onverwachte omstandigheden
  • Goede kennis van Nederlands en Engels

  Vaardigheden en attitude

  • Teamspeler die tevens zelfstandig kan werken
  • Rijbewijs B

Belangrijkste taken

  • Administratieve en algemene ondersteuning bij het organiseren van conferenties en events (zowel internationale high-level wetenschappelijke conferenties als publieksevenementen)
  • Organiseren van reis en accomodatie van sprekers voor verschillende conferenties en events. Op jaarbasis ben je het aanspreekpunt voor een 150-tal  sprekers waarvan hun reis en deelname aan de conferentie in detail georganiseerd moet worden.
  • Updaten en onderhouden van het contactennetwerk (events, conferences en algemeen).
  • Ondersteuning bij onderhoud van de conferences en events website.
  • Ondersteuning bij event en conferences communicatie.
  • Agendabeheer van het conferences en events team (organisatie interne en externe overleggen)
  • Backup voor de centrale admin van het Communicatie team

Wij bieden

  • Wij bieden een uitdagende job aan in een stabiele organisatie.
  • Het betreft een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren.