Management assistant

Leuven VIB-KU Leuven Center for Microbiology

10 Jan 2023

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Microbiology

Kevin Verstrepen Lab

Admin

1

Who we are

The VIB – KU Leuven Center for Microbiology is part of KU Leuven and VIB (Flanders Institute for Biotechnology). We have a long-standing and successful history of translating scientific breakthroughs into impactful societal innovations and new innovative biotech companies.

The VIB – KU Leuven Center for Microbiology consists of 5 research teams performing state-of-the-art research in collaboration with international laboratories and companies and attracting talented international scientists from across the world.  For more information, see our website: Center for Microbiology.

Job description

The Center for Microbiology is rapidly expanding and we are therefore looking to expand our team with a full-time or part-time (80%) dynamic and motivated management assistant. You will join our administrative team with a diverse role and coordinate, organize, and facilitate the work of our managing director.

  • Help prepare presentations and meetings
  • Maintain, manage and coordinate the director’s calendar and mailbox
  • Coordinate the organization of travel and events (conferences, meetings, seminars, receptions…)
  • Provide general administrative and logistic support (together with the existing admin team)

Your profile

For this challenging but rewarding job, we are looking for a dynamic candidate with excellent organizational and communication skills.

  • You are a dynamic team player who enjoys working in a high-paced, young, diverse & international environment
  • You have a strong sense of responsibility
  • You can handle deadlines
  • You are pro-active, precise and well-organized

Essential

  • You are fluent in Dutch and English, for both written and oral communication
  • You have a broad knowledge of the Office package (MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Key personal characteristics 

  • You are energetic, positive, discrete and a team player

We offer

  • Full-time (100%) or part-time (80%) position with an open-ended contract
  • A very diverse job with flexible work hours
  • Possibility to follow a broad spectrum of training sessions and courses within KU Leuven, VIB, or third-party
  • Competitive salary, extensive extra-legal benefits, and 32 days of holiday in a full-time 40-hour position
  • A stimulating and supportive international environment
  • Integration in a fun young vibrant team
  • Job is available immediately, starting date is negotiable
  • Our laboratory is located at the KU Leuven Heverlee campus, just outside the center of Leuven, and serviced by public transport

How to apply?

Motivated candidates are asked to apply online. Please upload your CV and cover letter

More information: http://www.kuleuven.be/verstrepen.

Do you want to find out more? Contact vib-cfm@kuleuven.be

Our institute greatly values diverse standpoints and promotes an inclusive environment in which everyone is respected. 

Het VIB – KU Leuven Center voor Microbiologie maakt deel uit van KU Leuven en VIB (Vlaams Instituut voor Biotechnologie).

We hebben een lange en succesvolle geschiedenis in het vertalen van wetenschappelijke doorbraken naar impactvolle maatschappelijke innovaties en nieuwe innovatieve biotechbedrijven.

Het VIB – KU Leuven Center voor Microbiologie bestaat uit 5 onderzoeksgroepen die state-of-the-art onderzoek uitvoeren in samenwerking met internationale laboratoria en bedrijven. We trekken getalenteerde internationale onderzoekers van over de hele wereld aan. Zie onze website voor verdere informatie:  Center for Microbiology.

Functiebeschrijving

Het Center voor Microbiologie groeit snel en daarom zijn wij op zoek naar een gemotiveerde “management assistant” (voltijds of part-time 80%). In jouw rol versterk je ons administratief team. 

Je verantwoordelijkheden zijn:

  • Hulp bij het coördineren en organiseren van meetings en presentaties
  • Beheren en coördineren van de agenda en mailbox van professor Verstrepen
  • Organiseren van vergaderingen en evenementen (seminaries, recepties…)
  • Algemene administratieve en logistieke ondersteuning (samen met het bestaande admin team)

Jouw profiel

Voor deze uitdagende, maar lonende functie, zijn we op zoek naar een dynamisch kandidaat met uitstekende  organisatorische en communicatieve vaardigheden.

  • Je bent een energieke teamplayer die graag werkt in een  dynamische, jonge, diverse en internationale omgeving
  • Je hebt een sterk verantwoordelijksheidsgevoel
  • Je kan omgaan met deadlines
  • Je bent proactief, nauwkeurig en goed georganiseerd

Essentieel

Je bent vlot in Nederlands en Engels, zowel voor schriftelijke als mondelinge communicatie.

Je hebt een ruime kennis van het Office pakket (MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Persoonlijkheid

 Je bent energiek, positief, discreet en een teamspeler

Wij bieden

  • Voltijdse (100%) of deeltijdse (80%) functie met een contract van onbepaalde duur
  • Een zeer afwisselende job met flexibele werktijden
  • Mogelijkheid om een breed spectrum aan opleidingen en cursussen te volgen (KU Leuven, VIB, …)
  • Een competitief salaris, extra legale voordelen en 32 vakantiedagen (in een voltijdse 40-uren werkweek)
  • Een jong, levendig team
  • Positie is onmiddellijk beschikbaar, startdatum is bespreekbaar
  • Ons laboratorium bevindt zich op de KU Leuven Heverlee campus, aan de rand van het centrum van Leuven en bereikbaar met openbaar vervoer

Interesse?

Gemotiveerde kandidaten wordt gevraagd om online te solliciteren. Gelieve uw CV en motivatiebrief toe te voegen.

Verdere informatie: http://www.kuleuven.be/verstrepen.

Bij vragen kan u ons contacteren op vib-cfm@kuleuven.be

VIB values diversity - in backgrounds and in experiences. The institute needs people from all backgrounds and ways of life to help build a thriving scientific environment. VIB is therefore looking for candidates who are not only strong in their own aptitudes but care deeply about supporting each other's growth. VIB's collaborators are people with different strengths, experiences and backgrounds, who share a passion for science that generates impact in science and in society. Diversity not only includes race and gender identity, but also nationality, age, disability status, sexual orientation, religion and many other parts of one’s identity. All of VIB’s employees’ points of view are key to its success, and inclusion is everyone's responsibility.